OPTIMO VvE beheer B.V. doet er alles aan om VvE’s en eigenaren goed van dienst te zijn. Toch kan het voorkomen dat u niet tevreden bent. Een klacht nemen wij serieus. Hieronder leest u hoe u een klacht indient en hoe wij die behandelen.

Een klacht indienen U kunt uw klacht schriftelijk indienen per e-mail of per post:

• E-mail: info@optimovvebeheer.nl
• Post: OPTIMO VvE beheer B.V., Keyserswey 101, 2201 CX Noordwijk

Vermeld in uw klacht uw naam, de betreffende VvE of het complex, een omschrijving van de klacht en uw contactgegevens.

Hoe wij uw klacht behandelen

1. U ontvangt binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging.
2. U krijgt binnen 4 weken een inhoudelijk antwoord op uw klacht. Lukt dat niet, dan ontvangt u per e-mail of post een gemotiveerd bericht met een indicatie wanneer u alsnog een reactie kunt verwachten.
3. Bij ons inhoudelijke antwoord wijzen wij u op het klachtenprotocol van de Branchevereniging VvE Beheerders (BVVB). Komen wij er samen niet uit nadat onze eigen procedure volledig is doorlopen, dan kunt u uw klacht voorleggen aan de BVVB. Het protocol vindt u hier: https://www.bvvb.nl/leden/klachtenprotocol

Toezicht op de behandeling Alle klachten komen direct bij de directie terecht. De directie neemt de klacht in behandeling, bewaakt de termijnen en is verantwoordelijk voor de afhandeling. Zo is geborgd dat elke klacht zorgvuldig en voortvarend wordt opgepakt.

Registratie en archivering Alle klachten worden centraal geregistreerd en gearchiveerd. Per klacht leggen wij vast wanneer deze is binnengekomen, wat de klacht inhoudt, hoe en wanneer is gereageerd en hoe de klacht is afgehandeld.

Evaluatie en verbetering Wij evalueren de binnengekomen klachten periodiek. Bij structurele of terugkerende klachten nemen wij verbetermaatregelen om herhaling te voorkomen.